Cette plateforme connectée est l’outil idéal pour communiquer et fédérer vos membres. En effet, vous allez pouvoir diffuser des informations essentielles voire prioritaires à toute votre communauté. Le contenu de chaque extranet va différer dans la mesure où il va devoir s’adapter à l’activité de la structure. Les entreprises, les associations et les collectivités ont des besoins différents auxquels la plateforme va devoir répondre.
Dans cet article, nous traiterons des extranets pour les associations. Pour cela, nous nous baserons sur le cas de Photo-Forum. Cette association de photographie messine dispose d’un site internet ouvert au public auquel est intégré un espace de connexion pour ses membres. Le fait que cela soit le même outil permet un gain de temps considérable et un apprentissage accéléré pour maîtriser la plateforme le tout en réalisant des interconnexions entre les deux supports.
Pourquoi créer l’extranet d’une association ?
La crise sanitaire liée à la Covid-19 a forcé de nombreux organismes à entamer une transition totale vers le numérique pour poursuivre leurs activités. Désormais, le quotidien des collaborateurs s’organise autour du télétravail. Au-delà du manque d’interactions, c’est la communication entre les membres qui est devenue complexe. Les outils sont pourtant nombreux (Teams, Slack, les réseaux sociaux etc) mais ils ne sont pas suffisants dans la centralisation des données.
L’allié ultime pour continuer à travailler dans de bonnes conditions malgré la situation actuelle, – mais aussi après son passage est de développer un extranet.
Les principales fonctionnalités et avantages d’un extranet pour association
– Gérer les adhésions directement en ligne
Avoir un extranet va vous permettre de gérer facilement les adhésions de vos nouveaux membres de façon totalement numérique. Dans le cas de l’association Photo-Forum, les internautes qui naviguent sur le site internet ont la possibilité de rejoindre l’association en complétant un formulaire et en payant directement en ligne les frais d’inscriptions. Grâce à cela, le nouveau membre voit de nouvelles fonctionnalités du site se débloquer. En effet, le site internet le bascule automatiquement vers l’extranet.
Au-delà de l’inscription, c’est la gestion des adhésions déjà acquises qui est grandement simplifiée au travers de rappels annuels. Ces derniers peuvent par exemple se faire sous la forme de notifications ou de mails afin d’encourager la réinscription. Si l’individu ne réitère pas cette dernière il perd automatiquement ses droits d’accès à la plateforme.
– Gérer les informations de l’association facilement
Cet outil connecté a pour but d’aider à diffuser des informations à tous les collaborateurs. En général, les actualités sont des éléments très souvent mis en avant sur les extranets des organismes. Ils vont de pair avec l’agenda pour regrouper les évènements en un seul et même endroit. Chaque nouvelle publication ou mise à jour fait l’objet d’une notification apparaissant en haut de la page de chaque utilisateur de la plateforme. C’est un bon moyen de les avertir des derniers changements et de trier ceux qui ont été lu des non lus.
La newsletter est un autre outil qui peut compléter le centre de notifications dans la mesure où elle offre un résumé clair et concis sur les dernières modifications apportées à l’association. Chez Photo-Forum, ce sont les adhésions à l’association et aux abonnements qui permettent d’accéder à des publications supplémentaires.
– Classer et organiser les documents
Le but de chaque extranet est de mettre à disposition des documents utiles aux membres du réseau. Vous avez ainsi la possibilité de faciliter des procédures, d’informer rapidement vos collaborateurs ou d’archiver certaines données. Ils sont tous disponibles en téléchargement. Chaque document peut être catégorisé et organisé selon vos propres services et rubriques.
– Fédérer les adhérents autour de leur passion commune
Les modes de communication entre les membres sont nombreux. L’extranet peut, par exemple, accueillir un annuaire de contact. Ce dernier affiche les coordonnées de chacun pour simplifier les échanges. Il va même jusqu’à proposer des « pages membres » afin qu’ils puissent partager des photographies. Les fils de discussions sont des espaces qui permettent aux bénévoles de réagir aux contenus publiés. Dans le but de fédérer, un extranet peut comporter des sections sondages ou boîte à idées. Cela montre que l’adhérent est au cœur des projets de l’association. Enfin, selon les activités menées par l’association vous pouvez proposer des services spécifiques à votre fonctionnement. Dans le cas de Photo-Forum, les membres peuvent revendre leur matériel photo par le biais d’une annonce postée par un administrateur.
– Mettre à disposition des outils pratiques
Cette plateforme connectée se montrera très utile afin de centraliser tous les outils dont dispose votre association. Elle donne aussi l’occasion à vos bénévoles d’avoir leur propre espace au sein de l’intranet ou extranet. La rubrique « mon compte » de Photo-Forum va par exemple réunir toutes les informations personnelles du membre connecté : adhésion, options, ateliers etc. Il peut mettre à jour ces données à tout moment et créer sa propre galerie de photos personnelles.
Vous pouvez également intégrer une boutique en ligne sur votre plateforme. Dans le cadre de l’association de photographie messine, les adhérents ont la possibilité d’acheter des produits (papiers, dibonds), de s’inscrire à des formations / workshop ou de réserver des locaux pour perfectionner leur technique (studio photo, laboratoire argentique / numérique). Les bibliothèques sont aussi des outils pratiques car elles regroupent énormément d’informations en un même endroit. Chez Photo-Forum, cette section regroupe des livres photos.
– Accès sécurisé, gestion très fine des droits utilisateurs et backoffice simple
Ce genre de plateformes accueillent des informations très confidentielles. C’est pourquoi on prête une grande importance à leur sécurisation. Les extranets sont hébergés sur des serveurs sécurisés et une maintenance annuelle est généralement proposée. En interne, vous êtes en mesure de gérer des groupes de contacts et d’y imposer des droits de gestion. Le tout est modéré par un backoffice simple à prendre en main. En réalité, un extranet se pilote presque comme un site internet. La personnalisation est infinie (structure, graphisme, nombre de pages) et simple à prendre en main grâce à l’éditeur WYSIWYG.
IS Webdesign est agence située à Metz spécialisée dans la création d’extranets pour les associations. Si vous souhaitez avoir plus d’information ou demander un devis, n’hésitez pas à nous contacter !