Les fonctionnalités offertes par un intranet / extranet sont nombreuses : gestion de contenus, d’annuaires, de ressources, etc. Parmi toutes ces fonctionnalités, celle qui nous intéresse aujourd’hui est la gestion électronique de documents (GED).
Découvrez dans cet article pourquoi vous devriez gérer les documents de votre entreprise au moyen d’un extranet. Si vos fichiers sont sensibles ou nombreux cela est d’autant plus important ! Sur le long terme, l’utilisation d’une gestion documentaire sur une plateforme sécurisée fera gagner un temps de travail précieux à tous vos collaborateurs.
Pour une PME de 20 salariés, une mauvaise gestion documentaire est synonyme d’une perte moyenne de 40 à 60 minutes de travail par jour ! (Gandys et Ludsen)
Pourquoi gérer les documents de son entreprise sur un intranet ?
Bien souvent, les entreprises créent des documents qui ne doivent pas tomber entre de mauvaises mains. Dès lors qu’ils doivent être partagés en ligne, cela doit se faire au moyen d’outils sécurisés. Un intranet (ou extranet) vous permet de contrôler les échanges et éviter la divulgation publique sur internet.
À l’intérieur de l’outil, seules les personnes disposant d’un compte et des droits nécessaires peuvent accéder à vos documents. Vous l’avez compris, sur un intranet, vos documents sont rangés dans un endroit sûr ! Personne, excepté vous et vos collaborateurs (voire clients), ne peut tomber sur ces précieux fichiers. Mais ce n’est pas tout, gérer les documents de son entreprise via un intranet offre de nombreux autres avantages :
Gérer ses documents via un intranet : les avantages
L’organisation de ses fichiers sont les maîtres mots d’un système de gestion documentaire. Avec ce type d’outil, il vous sera désormais possible d’assigner des fichiers à des évènements ou encore de les rendre accessibles à certains groupes d’utilisateurs. L’objectif ultime est de vous faire économiser énormément de temps !
Voici quelques exemples de fonctionnalités offertes par un intranet pour la gestion documentaire :
Création de groupes d’utilisateurs
Les utilisateurs ont accès à certains types de documents en fonction du groupe qui leur a été affectés.
Par exemple, dans le cadre d’un intranet dédié à une société privée, les personnes faisant parties du groupe “commercial” n’auront accès qu’aux documents et informations limités à ce même groupe. Selon le tri que vous y faites, vous pouvez imaginer plusieurs organisations. Chaque groupe peut être un service : groupe ressources humaines, groupe communication etc. Ainsi, chaque contact que vous mettez dans un groupe est trié par service mais aura accès uniquement au service qui le concerne.
Par ailleurs, dans le cas où votre intranet inclut vos clients, vous pouvez bien entendu limiter les fichiers auxquels ils ont accès.
Classement des documents et fichiers
La gestion documentaire peut poser de gros problèmes à une entreprise disposant de beaucoup d’archives ou faisant circuler de nombreux documents. Un intranet offre la possibilité de gérer et classer comme il se doit les documents d’une entreprise.
Les documents peuvent être accompagnés :
- D’un titre
- D’une date de création
- D’une description complète
- D’un résumé
- De fichiers rattachés.
- D’une (ou de plusieurs) catégorie(s)
- Et bien plus encore…
Ces documents peuvent être regroupés à l’intérieur de fichiers triables en fonction de leur ordre alphabétique ou encore de leur ordre de création.
Intégration d’un moteur de recherche
Il est possible d’intégrer à un intranet un moteur de recherche permettant aux utilisateurs de l’outil de retrouver un ou des documents en fonction de certaines requêtes. Les utilisateurs peuvent désormais rechercher un document ou un fichier par mots clés, par date, par groupe, etc. En résumé, le moteur d’un intranet peut offrir les mêmes types de possibilités que Google. Retrouvez sans encombre la ressources que vous recherchez grâce à la fonctionnalité de gestion documentaire d’un extranet !
Vous souhaitez voir des exemples d’intranet ? Contactez-nous, nous serons ravis de vous faire une démonstration de nos outils.