Cette plateforme connectée est l’outil idéal pour communiquer et fédérer vos collaborateurs. En effet, vous allez pouvoir diffuser des informations essentielles voire prioritaires à toute votre entreprise. Le contenu de chaque extranet va différer dans la mesure où il va devoir s’adapter à l’activité de la structure. Les entreprises, les associations et les collectivités ont des besoins différents auxquels la plateforme va devoir répondre.
Dans cet article, nous traiterons des besoins en « Extranets » pour les entreprises. Pour cela, nous nous sommes appuyés sur de vraies besoins clients.
Pourquoi créer l’extranet d’une entreprise ?
La crise sanitaire liée à la Covid-19 a forcé les entreprises à entamer une transition totale vers le numérique pour poursuivre leurs activités. Désormais, le quotidien des salariés s’organise autour du télétravail. Au-delà du manque d’interactions, c’est la communication entre collaborateurs qui est devenue complexe. Les outils sont pourtant nombreux (Teams, Slack, Trello, Dropbox, etc.) mais ils ne sont pas suffisants dans la centralisation des données.
L’allié ultime pour continuer à travailler dans de bonnes conditions est de développer un extranet d’entreprise.
Qu’est-ce qu’un extranet d’entreprise ?
Ce sont des réseaux informatiques privés. Ils rendent le système d’information accessible à l’ensemble de vos collaborateurs. Ces plateformes connectées vont vous permettre de communiquer des données utiles à la productivité de votre société : actualités, documents, chiffres clés etc. Afin d’y accéder il est nécessaire de se connecter à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe (authentification simple) ou à partir d’un certificat (authentification forte). Chaque profil peut être paramétré et dispose de droits personnalisés pour accéder à certains contenus.
Une fois les identifiants entrés, la plateforme s’ouvre sur une page d’accueil également appelée « tableau de bord ». Cet espace est aménagé en fonction des besoins de chaque entreprise. Pour la plupart des plateformes, on y retrouve les dernières actualités, les évènements et les chiffres clés de l’entreprise. Ces informations agissent comme une mise à jour quotidienne et permet de voir comment l’activité de la société se développe.
Extranet ou Intranet ?
Pour comprendre les différences entre « Extranet » et « Intranet », vous pouvez consulter l’image ci-dessous.
De manière générale, les deux termes (intranet et extranet) sont utilisés pour désigner la même chose : une plateforme et des informations sécurisées. En réalité, la seule différence qui oppose l’intranet à l’extranet est que le premier est dédié uniquement à la communication en interne de l’entreprise. Le second lui, permet de se connecter depuis n’importe quel réseau tel que votre domicile.
L’objectif de cet outil sécurisé est bien entendu de communiquer autour d’informations et de documents auxquels on peut donner un certain degré de priorité. Cependant, il a également pour but de fédérer vos collaborateurs autour d’une plateforme privée à laquelle ils ont tous accès.
Les principales fonctionnalités et avantages d’un extranet
1. Gérer l’information de l’entreprise facilement
L’extranet va se montrer très utile dans la gestion de l’information de la société. Vous allez transmettre des données relatives à vos actualités. Pour se faire, plusieurs outils internes à votre plateforme peuvent vous aider. Par exemple, la mise en place d’un agenda va faciliter la communication autour d’évènements. Sur votre page d’accueil ou dans des onglets référents, des chiffres clés peuvent être intégrés. Ils sont un bon indice pour mesurer l’activité de l’entreprise et motiver vos collaborateurs. Enfin, les lettres d’information (aussi appelées newsletters) et les notifications mensuelles voire hebdomadaires sont des moyens efficaces pour communiquer efficacement avec vos salariés.
2. Classer et organiser des documents
Il s’agit de la principale fonctionnalité d’un extranet. La plupart des entreprises avec lesquels nous travaillons ont décidé de consacrer une rubrique entière au traitement de documents appelée « gestion documentaires ». À cela s’ajoute un moteur de recherche avec des critères spécifiques pour retrouver une information précise. Les contributeurs (entendez les administrateurs de l’extranet) mettent à disposition tout type de fichiers (PDF, XLS,DOC etc.). Ils sont bien sûr classés par date et par catégorie pour assurer un téléchargement facile et pratique.
3. Donner l’accès à une boîtes à outils
L’extranet est un bon moyen de réunir les outils utilisés quotidiennement par vos collaborateurs. Ce sont souvent des accès rapide qui offrent un raccourci pour accéder aux logiciels et autres ressources utilitaires. Dans cette même catégorie, l’intégration d’un annuaire du personnel centralise les coordonnées et informations personnelles des personnes. Chaque membre de l’extranet va donc faciliter les échanges et la communication entre collaborateurs.
4. Collaborer et interagir en équipe au sein de l’entreprise
Toujours dans l’optique de fédérer et d’entretenir un esprit d’équipe au sein de la société, l’extranet propose ses propres canaux de communication. Chaque publication sur la plateforme sera accompagnée d’un espace commentaires, plus communément appelé « fil de discussion ». Cela va permettre à vos collaborateurs de vous faire des retours sur certains articles et d’en débattre entre eux. Si vos méthodes de management sont plutôt orientées vers la participation, l’extranet peut vous aider à les développer. En effet, il est tout à fait possible de réaliser des sondages auprès de vos membres ou mettre en place une boîte à idées / suggestions virtuelle pour avoir des feed-back.
5. Placez les collaborateurs au centre de votre société
En créant un outil connecté tel que l’extranet, vous prenez en compte le bien-être de vos salariés pour qu’ils puissent travailler dans les meilleures conditions possibles. C’est pourquoi les données personnelles de chaque collaborateur doivent être au cœur du projet. Pour cela, un espace « mon compte » peut être dédié à chaque membre. Dans cette catégorie, vos employés vont retrouver toutes leurs informations personnelles mais aussi les avantages que peuvent offrir votre structure. À cela peut s’ajouter une simplification des procédures administratives telles que les demandes de congés, les arrêts maladies, les frais de déplacements etc.
6. Utiliser un extranet pour les réseaux de franchisés
Si vous dirigez de multiples franchises ou si vous disposez d’un réseau composé de plusieurs antennes, l’extranet vous sera forcément utile. Évidemment, vous conservez tous les avantages évoqués ci-dessus mais vous en obtenez également d’autres. D’abord, vous allez maintenir la cohésion et la communication entre vos agences qui sont parfois éparpillées aux quatre coins de la France. Ensuite, un exemple de plus-value d’un extranet pour des franchisés est de centraliser les commandes. En insérant une boutique sur un extranet, vous réalisez des commandes groupées afin de garder une identité identique à l’ensemble du réseau tout en faisant des économies. Certains de nos clients ont opté pour ce système afin que leurs collaborateurs disposent de vêtements et de matériel homologués par le siège social.
7. Accès sécurisé et gestion très fine des droits utilisateurs / backoffice simple
Ce genre de plateformes accueillent des informations très confidentielles. C’est pourquoi on prête une grande importance à leur sécurisation. Les extranets sont hébergés sur des serveurs sécurisés où une maintenance est réalisée mensuellement. En interne, vous êtes en mesure de gérer des groupes de contacts et d’y imposer des droits d’accès. Que ce soit au sein de l’administration de l’outil (back-office) ou directement sur votre extranet (front-office), vous maitrisez tout !
En conclusion, l’extranet c’est l’outil indispensable !
Même si à première vue ce type d’outil peut vous effrayer, il n’y a pas de quoi s’inquiéter. En réalité, un extranet se pilote presque comme un site internet. La personnalisation est infinie (structure, graphisme, nombre de pages) et simple à prendre en main grâce à un éditeur WYSIWYG.
Ça y est, vous êtes prêts à lancer un projet de création d’extranet pour votre entreprise ? Vous souhaitez visualiser une démo ? Nos experts sont spécialisés dans la création d’extranet. Si vous souhaitez avoir plus d’informations concernant cet outil, n’hésitez pas à nous contacter.